В соответствии с планом работы Сектора по архивным делам организационного отдела администрации Шемышейского района проведено ознакомление по всем направлениям деятельности: ведение делопроизводства, учетных документов, обеспечение сохранности, использование документов в Комитете местного самоуправления и администрации Каргалейского сельсовета Шемышейского района.
В ознакомлении приняли участие: руководитель аппарата О.П. Борькина, начальник организационного отдела О.Н. Чикарева, заведующая сектором по архивным делам организационного отдела Ю.В. Шаманова, главный специалист юридического отдела Д.В. Катков, - глава администрации Каргалейского сельсовета Шемышейского района Т.И. Князькина
- специалист администрации Каргалейского сельсовета Шемышейского района В.А. Лукьянова
Цель ознакомления – оказание методической помощи специалисту по ведению делопроизводства, учетных документов, обеспечению сохранности и использованию документов.
Согласно выписке № 30 из протокола заседания экспертно-проверочной комиссии от 30 января 2018 года № 1, КМС и администрация Каргалейского сельсовета Шемышейского района Пензенской области является источником комплектования Сектора по архивным делам организационного отдела администрации Шемышейского района.
Деятельность Администрации строится в соответствии с Уставом администрации Каргалейского сельсовета Шемышейского района Пензенской области.
Ответственность за ведение общего делопроизводства, согласно должностной инструкции, возложена на специалиста Администрации Лукьянову Веру Аркадьевну.
В соответствии с приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству» , № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве», № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» разработаны и утверждены протоколом заседания ЭПК Комитета по делам архивов Пензенской области новые инструкции и положения.
Номенклатура дел Администрации на 2021 г. согласована протоколом заседания ЭПК Комитета по делам архивов Пензенской области и составлена в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрированным Минюстом № 57449 от 06.02.2020
Имеется сухое, темное помещение под архив в здании Администрации сельсовета с запирающимся замком.
Здание Администрации сухое. В помещении чисто, имеется центральное отопление, электрическое освещение. Температурно-влажностный режим соблюдается. Пожарная и охранная сигнализация отсутствует. Двери здания деревянные.
Для работы с документацией, в Администрации имеется рабочая комната, оборудованная деревянными шкафами и оргтехникой.
В Администрации хранятся документы постоянного хранения, по личному составу.
Документы постоянного хранения по 2014 год переданы в Сектор по архивным делам.
Дела постоянного хранения за 2015-2019 гг. пронумерованы, прошнурованы, описаны. Готовы к сдаче в Сектор по архивным делам. Хранятся в архивохранилище, в закартонированном виде и ярлыками на коробках, размещенные на металлических стеллажах.
Учетные документы заведены.
Ознакомление показало, что требования к документированию деятельности выполняются.
